GDPR e Riservatezza

01 Titolare del Trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali raccolti tramite il Sito e il Servizio TrascrivoPro è:

NEVADA CM LTD determina autonomamente le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali degli Utenti di TrascrivoPro. Per ogni comunicazione relativa alla presente Informativa o all’esercizio dei diritti dell’interessato, il canale di contatto autoritativo è l’indirizzo email dedicato privacy@trascrivopro.it.

02 Dati Trattati e Finalità

TrascrivoPro raccoglie e tratta esclusivamente i dati personali necessari per l’esecuzione del Servizio richiesto dall’Utente e per l’adempimento degli obblighi di legge connessi. Nessuna categoria di dati elencata di seguito è trattata per finalità di marketing, profilazione o cessione a terzi.

2.1 Dati di Account e Pagamento

Categorie di dati: nome e cognome (o denominazione aziendale), indirizzo email, dati di fatturazione (indirizzo, codice fiscale, Partita IVA se applicabile, PEC o codice destinatario SDI per la fatturazione elettronica), dati di pagamento (gestiti dal processore di pagamento: nessun dato di carta di credito è conservato sui server di NEVADA CM LTD).

Finalità: creazione e gestione dell’account, invio della fattura, comunicazione operativa relativa all’Ordine (conferma, notifica di consegna, notifica di eventuali richieste di chiarimento).

Base giuridica:

• art. 6 par. 1 lett. b) GDPR: esecuzione del contratto di cui l’Utente è parte;
• art. 6 par. 1 lett. c) GDPR: adempimento di obblighi fiscali di legge (fatturazione elettronica, conservazione decennale ex artt. 2214 e 2220 c.c.).

2.2 File Audio/Video e Trascrizioni

Categorie di dati: il File Audio o Video caricato dall’Utente per la trascrizione, la Trascrizione testuale prodotta a partire da tale File, i metadati tecnici associati (formato, durata, data di caricamento, identificativo Ordine).

Finalità: produzione della Trascrizione testuale nella modalità di output scelta dall’Utente al momento dell’Ordine (editata: testo pulito con intercalari normalizzati e formattazione professionale, ovvero verbatim: trascrizione letterale integrale del parlato).

Base giuridica: art. 6 par. 1 lett. b) GDPR: esecuzione di misure precontrattuali e contrattuali richieste dall’Utente.

Descrizione del processo di elaborazione: il ciclo operativo applicato al File è dettagliato in maniera trasparente alla Sezione 3 della presente Informativa.

2.3 Dati Particolari ex art. 9 GDPR

Qualora il contenuto verbale del File Audio/Video includesse dati appartenenti a categorie particolari ai sensi dell’art. 9 par. 1 GDPR: quali dati relativi alla salute, alla vita o all’orientamento sessuale, all’origine etnica, alle convinzioni religiose o filosofiche, all’appartenenza sindacale, ovvero dati giudiziari ex art. 10 GDPR: l’Utente dichiara e garantisce al momento dell’Ordine di essere il Titolare di origine del trattamento (ovvero di agire per suo conto in qualità di Responsabile) e di aver acquisito il consenso esplicito dell’interessato ai sensi dell’art. 9 par. 2 lett. a) GDPR, ovvero di disporre di altra base giuridica idonea ai sensi dell’art. 9 par. 2 lett. b)–j) GDPR.

L’Utente è invitato a comunicare preventivamente la presenza di dati particolari a supporto@trascrivopro.it, al fine di concordare l’applicazione di un NDA personalizzato ai sensi della Sezione 6.2 e le eventuali misure organizzative specifiche del caso.

03 Processo di Elaborazione del File Audio/Video

L’elaborazione di ogni File caricato sul Servizio si articola in quattro fasi operative consecutive, applicate in modo uniforme a tutti gli Ordini, indipendentemente dalla modalità di output scelta dal Cliente (editata o verbatim) e dalla tipologia di contenuto. Il processo non comporta identificazione biometrica dell’interessato ai sensi dell’art. 9 GDPR, per le ragioni tecniche esposte al punto 3.5.

3.1 Caricamento e analisi del File

Il File Audio o Video è caricato dall’Utente sulla piattaforma protetta di TrascrivoPro al termine del processo di ordinazione, tramite connessione crittografata (HTTPS/TLS 1.2 o superiore). Al ricevimento, il sistema analizza automaticamente la qualità della registrazione, il numero di interlocutori presenti e la presenza di terminologia specifica (medica, legale, tecnica, accademica, aziendale), al fine di impostare correttamente le fasi successive di lavorazione.

3.2 Pulizia e ottimizzazione dell’audio

Prima della fase di trascrizione, il File Audio è sottoposto a una lavorazione tecnica di ottimizzazione acustica finalizzata esclusivamente al miglioramento della resa testuale: eliminazione del rumore di fondo, attenuazione del riverbero, bilanciamento dei livelli di volume tipicamente presenti nelle registrazioni telefoniche o effettuate tramite dispositivi mobili. L’ottimizzazione ha finalità strettamente strumentali alla successiva produzione della Trascrizione e non comporta alterazione del contenuto verbale del File.

3.3 Identificazione dei parlanti

Il sistema procede all’isolamento delle voci presenti nel File e all’attribuzione di un’etichetta identificativa convenzionale a ciascun interlocutore (a titolo esemplificativo: «Voce 1», «Voce 2», ovvero denominazioni personalizzate fornite dall’Utente al momento dell’Ordine). Il trattamento è finalizzato esclusivamente alla resa fluida e leggibile della Trascrizione e alla corretta gestione di sovrapposizioni e interruzioni; non comporta identificazione biometrica dell’interessato. In nessuna fase vengono estratte, elaborate o conservate impronte vocali (voice fingerprint) o profili timbrici persistenti idonei al riconoscimento univoco della persona fisica ai sensi dell’art. 4 n. 14 GDPR.

3.4 Revisione umana e consegna

La bozza testuale generata dalle fasi precedenti è sottoposta al controllo di un trascrittore professionale madrelingua italiana, il quale verifica il testo parola per parola con particolare attenzione a nomi propri, termini tecnici e punteggiatura, secondo la modalità di output (editata o verbatim) scelta dall’Utente al momento dell’Ordine. La Trascrizione finale è resa disponibile per il download nell’area riservata dell’Utente, previa notifica all’indirizzo email indicato al momento dell’Ordine.

Su richiesta esplicita dell’Utente (comunicata prima dell’avvio dell’elaborazione) la consegna può alternativamente avvenire tramite archivio cifrato con password separata (trasmessa su canale distinto rispetto al link di download) ovvero tramite link temporaneo protetto con scadenza automatica entro 72 ore dalla prima apertura.

3.5 Garanzie del processo di elaborazione

• No speaker identification, no voice fingerprinting. TrascrivoPro non utilizza sistemi di identificazione biometrica del parlante in nessuna fase del processo. Non analizziamo la voce per identificare univocamente la persona fisica e non creiamo profili biometrici vocali persistenti.
• No dati biometrici conservati. Non generiamo né conserviamo alcuna impronta vocale, profilo timbrico o spettro caratteristico derivato dall’analisi acustica oltre il tempo strettamente necessario alla produzione della Trascrizione.
• No addestramento IA. I File Audio/Video e le Trascrizioni non vengono in alcun caso utilizzati per l’addestramento di modelli di intelligenza artificiale (né interni a NEVADA CM LTD né di terze parti) né ceduti a terzi per finalità di training, profilazione o sviluppo di prodotti. Tale garanzia è coerente con quanto stabilito per la condivisione dati con terzi e costituisce impegno contrattuale vincolante verso il Cliente.

Qualificazione giuridica del trattamento. Ai sensi dell’art. 4, n. 14 GDPR sono qualificabili come «dati biometrici» solo i dati personali ottenuti da un trattamento tecnico specifico e finalizzato all’identificazione univoca della persona fisica. Il processo descritto alle Sezioni 3.1–3.4 converte il parlato in testo senza estrarre né conservare caratteristiche vocali persistenti idonee a tale scopo e non integra tale fattispecie: il trattamento resta pertanto disciplinato dall’art. 6 GDPR e non ricade sotto il regime rafforzato dell’art. 9 GDPR.

04 Sicurezza Tecnologica ed Eliminazione dei File

NEVADA CM LTD adotta misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell’art. 32 GDPR per garantire un livello di sicurezza proporzionato al rischio del trattamento. Le misure applicate al Servizio TrascrivoPro sono descritte trasparentemente di seguito.

4.1 Cifratura in transito e a riposo

• In transito (HTTPS / TLS 1.2 o superiore): tutte le comunicazioni tra il dispositivo dell’Utente e i server di TrascrivoPro (inclusi caricamento del File Audio, accesso all’area riservata, download della Trascrizione, invio di comunicazioni operative) avvengono esclusivamente su canale cifrato tramite protocollo TLS 1.2 o versione superiore. Nessuna trasmissione dati in chiaro è consentita in nessuna fase del processo.
• A riposo (AES-256): i File Audio/Video e le Trascrizioni sono archiviati temporaneamente su storage cifrato con algoritmo simmetrico AES-256 (standard adottato da governi e settore finanziario per la protezione di dati classificati). Le chiavi di cifratura sono gestite in modo separato dai dati crittografati.

4.2 Retention Policy · cancellazione immediata post-consegna (art. 17 GDPR)

Non creiamo alcun backup permanente del File Audio originale: al momento della cancellazione post-consegna, il File è eliminato definitivamente dai sistemi di produzione e dai sistemi di backup, senza possibilità di ripristino.

4.3 Nessun addestramento IA · Nessuna cessione per training

NEVADA CM LTD dichiara esplicitamente e si impegna contrattualmente a non utilizzare i File Audio/Video degli Utenti, né le Trascrizioni prodotte, per finalità di addestramento di modelli di intelligenza artificiale (né propri, né di terze parti) né a cederli a soggetti terzi per finalità di training, profilazione o sviluppo di prodotti derivati. Tale impegno costituisce condizione essenziale del contratto ai sensi dell’art. 1341 c.c.

05 Responsabili del Trattamento Terzi (Sub-processors)

Nell’erogazione del Servizio, NEVADA CM LTD si avvale di fornitori terzi qualificati debitamente nominati Responsabili del Trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR. Il perimetro delle categorie di sub-processors è descritto di seguito; l’elenco puntuale dei fornitori attualmente attivi è disponibile su richiesta all’indirizzo privacy@trascrivopro.it.

5.1 Categorie di fornitori terzi coinvolti

Non utilizziamo servizi di trascrizione automatica di terze parti (Automatic Speech Recognition SaaS), modelli linguistici cloud generalisti né piattaforme di dettatura online che comportino invio del File Audio a soggetti esterni al perimetro di NEVADA CM LTD e dei suoi Responsabili nominati.

5.2 Localizzazione dei server · trasferimenti internazionali

Il trattamento dei dati personali degli Utenti avviene prevalentemente all’interno dello Spazio Economico Europeo (SEE) e nel Regno Unito, il quale beneficia della decisione di adeguatezza della Commissione europea del 28 giugno 2021 (adeguatezza confermata per la vigenza pluriennale prevista dal medesimo atto).

Qualora un limitato trattamento comportasse (per la natura tecnica dell’infrastruttura del sub-processor) un trasferimento verso Paesi extra-SEE, NEVADA CM LTD garantisce che tali trasferimenti avvengano esclusivamente sulla base di Standard Contractual Clauses (SCC) UE adottate ai sensi della Decisione di Esecuzione (UE) 2021/914 della Commissione, ovvero sulla base di altro strumento di garanzia adeguata ex artt. 46 e 47 GDPR.

06 Accordi di Riservatezza (NDA) e Nomina a Responsabile del Trattamento (DPA · art. 28 GDPR)

La riservatezza del contenuto dei File Audio/Video e delle Trascrizioni è tutelata contrattualmente su due livelli distinti e complementari: gli accordi di riservatezza (NDA) tra Fornitore e Cliente, e la nomina automatica di NEVADA CM LTD a Responsabile esterno del Trattamento per i File caricati dal Cliente.

6.1 NDA Standard · applicato di default a ogni Ordine

L’NDA standard è applicato di default a ogni incarico affidato al Fornitore, senza alcuna azione richiesta al Cliente e senza supplemento di prezzo. L’NDA standard vincola NEVADA CM LTD (e ogni collaboratore che opera nell’esecuzione del Servizio, nominato Responsabile o Autorizzato al trattamento) alla riservatezza sul contenuto del File Audio/Video e della Trascrizione consegnata, per l’intera durata dell’incarico e senza limiti di tempo successivi alla cessazione dello stesso.

L’NDA standard è efficace dal momento dell’accettazione dei Termini e Condizioni da parte del Cliente al momento dell’Ordine.

6.2 NDA Personalizzato · su richiesta del Cliente

Il Cliente può richiedere l’applicazione di un NDA personalizzato in luogo dell’NDA standard. In tal caso:

1. Il Cliente fornisce il testo dell’accordo di non divulgazione al Fornitore, tramite email a supporto@trascrivopro.it, prima dell’avvio dell’elaborazione del File;
2. Il Fornitore consulta il testo proposto e ne verifica la compatibilità con l’attività prevista dal Servizio TrascrivoPro;
3. Il Fornitore, ove il testo sia compatibile, procede alla approvazione e sottoscrizione dell’NDA personalizzato;
4. L’NDA personalizzato è efficace dal momento della sottoscrizione da entrambe le parti e si applica esclusivamente all’incarico specifico oggetto della richiesta.

L’attivazione dell’NDA personalizzato non comporta alcun supplemento di prezzo rispetto alla tariffa applicata all’Ordine.

6.3 Nomina automatica del Fornitore a Responsabile del Trattamento (DPA · art. 28 GDPR)

Nell’ipotesi in cui il Cliente sia (rispetto ai dati personali contenuti nel File Audio/Video) Titolare di origine del trattamento (a titolo esemplificativo: professionista che tratta dati dei propri assistiti, azienda che tratta dati dei propri dipendenti, giornalista che tratta dati delle proprie fonti, studio legale che tratta dati dei propri clienti), l’accettazione dei Termini e Condizioni al momento dell’Ordine costituisce nomina automatica di NEVADA CM LTD a Responsabile esterno del Trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, per il perimetro strettamente necessario all’esecuzione del Servizio.

Il Data Processing Agreement (DPA) applicabile a tale nomina è integrato nei Termini e Condizioni ed è disciplinato dalle seguenti clausole essenziali:

• Il Responsabile (NEVADA CM LTD) tratta i dati personali esclusivamente su istruzione documentata del Titolare di origine (il Cliente), coincidente con le finalità di produzione della Trascrizione;
• Il Responsabile garantisce la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei dati mediante le misure di sicurezza descritte alla Sezione 4;
• Il Responsabile non ricorre a sub-processors ulteriori senza autorizzazione preventiva del Cliente (l’autorizzazione generale è concessa contestualmente all’accettazione dei T&C, limitatamente ai sub-processors di cui alla Sezione 5.1);
• Il Responsabile cancella o restituisce al Titolare di origine tutti i dati personali al termine della prestazione, secondo la Retention Policy della Sezione 4.2;
• Il Responsabile mette a disposizione del Cliente tutte le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto degli obblighi di cui all’art. 28 GDPR, ove richiesto per iscritto a privacy@trascrivopro.it.

Il testo integrale del DPA standard è disponibile su richiesta scritta all’indirizzo privacy@trascrivopro.it.

07 Diritti dell’Interessato e Reclamo all’Autorità di Controllo

7.1 Diritti garantiti (artt. 15–22 GDPR)

All’interessato sono riconosciuti tutti i diritti previsti dal Capo III del GDPR (artt. 15–22), in particolare:

• Diritto di accesso (art. 15): ottenere conferma se sia o meno in corso un trattamento di dati personali che riguardano l’interessato e, in caso affermativo, l’accesso a tali dati;
• Diritto di rettifica (art. 16): ottenere la rettifica di dati personali inesatti che riguardano l’interessato e l’integrazione di dati incompleti;
• Diritto alla cancellazione («diritto all’oblio») (art. 17): ottenere la cancellazione dei dati personali che riguardano l’interessato, nei casi previsti dalla norma; per il File Audio/Video tale diritto è esercitato automaticamente dal Fornitore secondo la Retention Policy della Sezione 4.2 (cancellazione immediata post-consegna);
• Diritto di limitazione (art. 18): ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti dalla norma;
• Diritto alla portabilità (art. 20): ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che riguardano l’interessato;
• Diritto di opposizione (art. 21): opporsi al trattamento in qualsiasi momento per motivi connessi alla situazione particolare dell’interessato;
• Diritto di non essere sottoposto a decisioni automatizzate (art. 22): TrascrivoPro non adotta decisioni basate esclusivamente su trattamento automatizzato che producano effetti giuridici o significativi sull’interessato.

7.2 Come esercitare i propri diritti

L’interessato può esercitare in qualsiasi momento i diritti sopra elencati inviando una comunicazione scritta all’indirizzo email dedicato: privacy@trascrivopro.it.

La richiesta deve contenere:

• Identificativo dell’interessato (nome, cognome, email di registrazione al Servizio);
• Descrizione del diritto che si intende esercitare;
• Eventuale documentazione a supporto della richiesta (es. numero Ordine per richieste relative a un File specifico).

NEVADA CM LTD si impegna a rispondere alla richiesta entro 30 giorni dalla ricezione, ai sensi dell’art. 12 par. 3 GDPR. Il termine può essere prorogato di ulteriori 60 giorni in casi di particolare complessità o molteplicità delle richieste, previa notifica all’interessato.

7.3 Reclamo all’Autorità di Controllo

Qualora l’interessato ritenga che il trattamento dei propri dati personali da parte di NEVADA CM LTD violi il GDPR, ha diritto di proporre reclamo all’Autorità di Controllo competente:

• Utenti italiani ed europei: Garante per la protezione dei dati personali: www.garanteprivacy.it
• Utenti del Regno Unito: Information Commissioner’s Office (ICO): www.ico.org.uk

Ove ne ricorrano i presupposti, l’interessato ha altresì diritto di ricorso giurisdizionale ai sensi degli artt. 78 e 79 GDPR.

Riferimenti operativi. NEVADA CM LTD: 71–75 Shelton Street, Covent Garden, London, WC2H 9JQ, Regno Unito · Company Number 16577266 · Email dedicata privacy: privacy@trascrivopro.it · Email supporto operativo: supporto@trascrivopro.it.